Vállakozóként könnyen elkövethetjük azt a hibát, hogy a munka és a magánélet egybefolyik. Nincs fix munkaidő, nincs különbség a hétvége és hétköznap, vagy nappal és éjszaka között. Csak még ezt megnézem, csak még azt az e-mailt megírom, csak még ezt a posztot elkészítem és csak még, csak még, csak még…
Bármennyire is élvezzük, amit csinálunk, a munka mellett mindenkinek szüksége van egy kis pihenésre. Ha csak a munkának élünk és nem szánunk elegendő időt a feltöltődésre, az sajnos könnyen kiégéshez vezethet.
Tervezés és priorizálás
Mindannyian másképpen működünk és más-más módszerek válnak be, de valószínűleg mindannyian küzdünk az időhiánnyal.
Személy szerint én megpróbáltam kialakítani egy rendszert magamnak ennek kiküszöbölésére. Korábban gyakran éreztem, hogy egyszerűen kifolynak a napok a kezeim közül. Egész nap dolgoztam és este mégis úgy tűnt, hogy nincs semmi látszata.
Ami nekem bevált, hogy vasárnap leülök a naptárammal és nagyjából megtervezem a következő hetemet. Persze így is van, hogy közbejön valami, egy s.o.s. elintézendő feladat vagy egy nem várt esemény. Viszont sokkal jobban tudom követni, hogy mit csinálok napközben, melyik feladatommal hogy haladok és kevésbé érzem azt, hogy csak úgy eltelik a nap.
Gyakran előfordul, hogy egyszerűen túltervezzük a napunkat. Általánosságban elmondható, hogy nagyon rossz az időbecslésünk. Mindenki ismeri a „még ezt az e-mailt megírom, csak 5 perc” dolgot…
Érdemes készíteni egy listát a teendőinkről és lemérni, hogy mi mennyi ideig tart. Meg fogsz lepődni, hogy bizonyos dolgok, amikről azt gondoltad, hogy csak egy 10 perces munka, igazából sokkal több időt elvisznek. Ráadásul úgy, hogy észre sem veszed.
Ha megfigyeled a tevékenységeidet és leméred a hozzájuk tartozó időszükségletet, könnyebb lesz megtervezni a napjaidat. Ilyen jellegű tervezés hiányában felírsz mondjuk 5 feladatot egy napra és este meg kétségbe esve konstatálod, hogy csak kettőt sikerült kipipálni. De igazából nem te voltál a lassú vagy a béna, hanem csak egyszerűen rosszul mérted fel a feladat vagy tevékenység időszükségletét.
Ha már van egy körülbelüli képed arról, hogy mi mennyi ideig tart, akkor is érdemes egy napba 8 órányi feladat helyett kb. 6 órányit betervezni. Hiszen valljuk be őszintén, valami mindig közbejön, valami váratlan mindig történik, illetve úgyis rosszul mérjük fel a szükséges időt… szóval igazából nem is baj, ha hagyunk némi puffert.
Az egyéni tulajdonságaink figyelembe vétele
Nagyon fontos, hogy figyelembe vegyük az egyedi működésünket is, a saját bioritmusunkat. Én például délelőtt vagyok aktívabb, ilyenkor tudom azokat a munkáimat elvégezni, amikhez nagyobb koncentráció szükséges.
Korábban sokszor előfordult, hogy reggel leültem a gép elé és egyszer csak azt vettem észre, hogy este lett… Most már tudatosan figyelek arra, hogy legyen egyfajta rutin a napomban. Reggel felkelek, adok magamnak egy fél órát, a reggeli kávézás, netezés, bambulás, chillezés nekem egyszerűen kell, hogy utána hatékonyan tudjak dolgozni.
Napközben is nagyon fontos, hogy amikor elfáradunk, álljunk meg és pihenjünk kicsit. Alkalmazottként egy cégnél például van ebédidő, kiürül az iroda, mindenki kikapcsol egy kicsit a munkából. Úgy gondolom, hogy ezt otthonról dolgozva is ugyanúgy meg kell magunknak engedni. Kell, hogy legyen egy hosszabb szünet napközben, amikor elszakadunk a gép elől.
Sokat segít, ha priorizáljuk a feladatainkat és a saját „csúcsidőnkbe” tervezzük a legfontosabbakat, amit tényleg mindenképpen ki szeretnénk adott nap pipálni.
Személy szerint én imádom ezeket a „to do” listákat, mindig nagyon jó érzés, amikor kihúzok valamit róla, egyfajta kis sikerélmény, hogy éljen, ez is megvan! 
Az Eisenhower-mátrix
Egy időmenedzsmentet is érintő tanfolyamon találkoztam először a sürgős, nem sürgős, fontos, nem fontos ábrával, más néven az Eisenhower-mátrixszal. A lényege, hogy a teendőinket ezen ismérvek alapján csoportosíthatjuk és így könnyebben átlátjuk, hogy mi az, ami a legfontosabb és prioritást élvez, illetve mi az, ami csak amolyan időrabló tevékenység.
A sürgős-fontos feladatok azok, amiket mindenképpen elvégzünk. Mivel ezek nem tűrnek halasztást, szorít a határidő, így valahogy beszuszakoljuk a napunkba.
Majd áttérünk a sürgős, de nem fontos feladatokra. Általában ezek is határidősek, ezért egyfajta kényszert érzünk, hogy elvégezzük őket. Tipikusan ilyenek a kisebb megszakítások, amikor a beérkező leveleinkbe olvasunk bele vagy például valakinek megígérünk valamit.
Ahogy telik a nap és fáradunk, gyakori, hogy lazulásképpen a nem sürgős-nem fontos kategóriából választunk valamit. Hagyományosan ilyen tevékenység a facebook görgetése vagy egyéb szüttyögés-tüttyögés, amikkel végtelen időt képesek vagyunk eltölteni. És akkor itt jön is az a bizonyos misztikus időugrás… és hirtelen este lesz.
Ami kimarad, az a fontos, de nem sürgős dolgok, hajlamosak vagyunk ezeket halogatni, hiszen a határidő még odébb van vagy akár nincs is. Ilyen tevékenységek például a sport vagy egy már korábban megvásárolt online tanfolyam megnézése. Tudjuk, hogy kellene, de holnapra halasztjuk.
Ahogyan fentebb is írtam, mindenkinek más módszer válik be. Személy szerint nekem ez a fajta tervezés sokat segít abban, hogy hatékonyabban tudjam elvégezni a feladataimat és a feltöltődésre is tudjak időt szentelni. Természetesen vannak napok, amikor a nem várt események ezt teljesen felülírják… de ilyenkor jön az újratervezés!
